Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Muster, Pflichtangaben, § 19-Hinweis.

Diese Angaben muss Ihre Rechnung enthalten

Für Rechnungen von Kleinunternehmern gilt seit 2025 § 34a UStDV. Mindestens nötig sind:

1. Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift sowie Name und Anschrift Ihres Kunden
2. Ihre Steuernummer, Ihre USt-IdNr. oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
3. das Ausstellungsdatum
4. Menge und Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung
5. der Betrag als Gesamtsumme und ein Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
6. bei einer Gutschrift, die Ihr Kunde für Sie ausstellt, das Wort „Gutschrift“

Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht (siehe auch Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE). Viele schreiben beides trotzdem auf die Rechnung, weil Kunden, Steuerberater und die eigene Buchhaltung damit leichter arbeiten. Für alle anderen Unternehmen gelten die längeren Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG.

Der Hinweis auf § 19 UStG

Ein bestimmter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. Wichtig ist, dass der Kunde erkennt, warum keine Umsatzsteuer auf der Rechnung steht. Üblich sind zum Beispiel:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Steuerfreie Leistung nach § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung).“

Muster einer Kleinunternehmer-Rechnung

Alle Namen und Zahlen sind ausgedacht.

Häufige Fehler

• Umsatzsteuer ausgewiesen. Steht trotzdem Umsatzsteuer auf der Rechnung, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG). Berichtigen lässt sich das nur auf schriftlichen Antrag beim Finanzamt, und erst wenn Ihr Kunde die Steuer nicht als Vorsteuer abgezogen oder sie zurückgezahlt hat.
• Hinweis vergessen. Ohne Hinweis auf die Steuerbefreiung fehlt eine Pflichtangabe.
• Grenze übersehen. Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat, jeweils ohne Umsatzsteuer (§ 19 Abs. 1 UStG). Wird im laufenden Jahr die 100.000-€-Grenze überschritten, ist schon der Umsatz, mit dem das passiert, nicht mehr steuerfrei. Im Jahr der Gründung gilt das schon ab 25.000 €.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer auf Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, als PDF verschicken (§ 34a Satz 4 UStDV, Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE). Eine E-Rechnung dürfen Sie freiwillig schicken. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber schon seit 2025. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung Pflicht 2027.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Das gilt auch für Kleinunternehmer, für Ihre eigenen Rechnungen und für die, die Sie bekommen.