E-Rechnung Pflicht 2027: Für wen, ab wann, welche Ausnahmen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm ohne Abtippen auslesen kann. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG). Bekannte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

Eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Sie zählt wie Papier als „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).

Ab wann gilt was?

Grundlage sind die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG. Für 2027 gibt es außerdem eine Ausnahme für Rechnungen über das EDI-Verfahren, wenn der Empfänger zustimmt.

Für wen gilt die Pflicht?

Die Pflicht gilt, wenn Sie eine Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen erbringen und beide in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Die Rechtsform spielt keine Rolle. Auch Einzelunternehmer, Handwerker und Freiberufler sind betroffen.

Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatkunden. Hier dürfen Sie eine E-Rechnung nur mit Zustimmung schicken.
• Rechnungen an Kunden im Ausland.
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, zum Beispiel viele Leistungen von Ärzten oder die Vermietung von Wohnungen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Diese Rechnungen dürfen Sie auch nach 2027 immer als Papier- oder PDF-Rechnung schreiben:

• Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise für die Beförderung von Personen (§ 34 UStDV).
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV).

Für PDF brauchen Sie dabei die Zustimmung des Empfängers. Sie kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Kunde Ihre PDF-Rechnungen bisher ohne Widerspruch annimmt.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja, wenn Sie Unternehmer in Deutschland sind, und zwar schon seit 1. Januar 2025. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. Für den Empfang per E-Mail brauchen Sie kein eigenes Postfach, Ihr normales Geschäftspostfach genügt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).

Wichtig: Wer keine E-Rechnung annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung. Ihr Lieferant hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung nachweislich verschickt hat.

Gilt die Pflicht für Vereine?

Das hängt davon ab, wofür der Verein die Leistung bezieht.

• Ideeller Bereich, also der eigentliche Vereinszweck ohne Einnahmen aus Geschäften: Hier ist der Verein kein Unternehmer. Lieferanten dürfen ihm Papier- oder, mit Zustimmung, PDF-Rechnungen schreiben.
• Unternehmerischer Bereich, zum Beispiel eine Vereinsgaststätte oder bezahlte Werbung: Für Leistungen in diesem Bereich gelten dieselben Regeln wie für Unternehmen.
• Beides gemischt: Dann geht die Pflicht zur E-Rechnung vor (Abschnitt 14.1 Abs. 8 UStAE).

Schreibt der Verein selbst Rechnungen an Unternehmen, etwa für Sponsoring, gelten für ihn die Fristen aus der Tabelle oben.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen müssen Sie acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung bewahren Sie die Datei selbst auf, nicht nur einen Ausdruck.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Empfang klären: Wohin schicken Lieferanten E-Rechnungen, und womit öffnen Sie sie? Eine XML-Datei können Sie ohne passendes Programm kaum lesen.
2. Umsatz prüfen: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, müssen Sie ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
3. Rechnungsprogramm prüfen: Kann es eine E-Rechnung nach EN 16931 erzeugen, zum Beispiel XRechnung?
4. Mit Ihrem Steuerberater sprechen, besonders bei Sonderfällen wie Vereinen, steuerfreien Umsätzen oder Gutschriften.