Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine Rechnung als XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Ein Programm kann sie ohne Abtippen auslesen. Für Menschen bleibt das gewohnte PDF.
E-Rechnung
E-Rechnung erstellen. XRechnung und ZUGFeRD in jedem Tarif, auch kostenlos.
Mit UrbanBooks machen Sie aus Ihrer Rechnung eine E-Rechnung, als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF. Sie schicken sie per E-Mail direkt aus UrbanBooks oder laden sie herunter. Eingehende E-Rechnungen lesen Sie ein und prüfen sie. Beides gehört zu jedem Tarif, auch zum Free-Tarif.
XRechnung und ZUGFeRDAus jeder Rechnung, per E-Mail oder als Download.
Vorher geprüftJede E-Rechnung läuft vor Versand und Download durch den offiziellen Prüfer der KoSIT.
E-Rechnungen empfangenEingehende XRechnung und ZUGFeRD einlesen, prüfen und archivieren.
Ohne AufpreisIn jedem Tarif enthalten, auch im Free-Tarif.
So erstellen Sie eine E-Rechnung
Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt. Die E-Rechnung entsteht aus derselben Rechnung, Sie tippen nichts doppelt.
Rechnung schreiben
Der Assistent führt Sie durch die Pflichtangaben. Die Nummer wird fortlaufend vergeben.
Format wählen
In der Rechnung öffnen Sie im Menü „E-Rechnung“ und wählen XRechnung oder ZUGFeRD.
Fehlende Angaben ergänzen
UrbanBooks zeigt, was für die E-Rechnung noch fehlt, zum Beispiel Ihre Telefonnummer oder Ihre Steuernummer bzw. USt-IdNr.
Senden
Beim Versand per E-Mail wählen Sie das Format: wie beim Kunden hinterlegt, PDF, ZUGFeRD oder XRechnung mit PDF. Oder Sie laden die Datei herunter.
E-Rechnungspflicht: Wer muss was und ab wann?
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papierrechnungen sind noch erlaubt, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Ausnahmen beim Ausstellen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen) und Fahrausweise. Stand: Oktober 2026. Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Ausführlich, mit Quellen: E-Rechnung Pflicht 2027.
Ehrlich gesagt: Das geht heute noch nicht
Damit Sie wissen, woran Sie sind.
Geht heute
- XRechnung und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter E-Rechnung, Profil EN 16931) aus Ihren Rechnungen erstellen und herunterladen
- E-Rechnungen per E-Mail direkt aus UrbanBooks senden, mit Formatwahl beim Versand und Voreinstellung je Kunde
- Prüfung jeder E-Rechnung mit dem offiziellen Prüfer der KoSIT. Besteht sie die Prüfung nicht, zeigt UrbanBooks, was fehlt.
- Eingehende E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD empfangen, prüfen und archivieren
Folgt
- Gutschriften als E-Rechnung gibt es noch nicht.
- Rechnungen an Behörden mit Leitweg-ID gibt es noch nicht.
- Im ZUGFeRD-PDF selbst sind Anlagen nicht enthalten. Beim Versand aus UrbanBooks gehen sie als eigene Dateien mit.
Fragen zur E-Rechnung
Kann UrbanBooks E-Rechnungen direkt verschicken?
Ja. Beim Senden einer Rechnung per E-Mail wählen Sie das Format: wie beim Kunden hinterlegt, PDF, ZUGFeRD oder XRechnung mit PDF. Im Kundenstamm hinterlegen Sie, ob ein Kunde E-Rechnungen bevorzugt. Verschickt wird nur, wenn die E-Rechnung die Prüfung besteht.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein PDF, in das die E-Rechnung als XML-Datei eingebettet ist. Ihr Kunde liest das PDF wie gewohnt, sein Programm liest die eingebetteten Daten aus. UrbanBooks erstellt ZUGFeRD im Profil EN 16931.
Ist eine Rechnung als PDF schon eine E-Rechnung?
Nein. Eine normale PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung, weil sie nicht maschinenlesbar ist.
Kostet die E-Rechnung in UrbanBooks extra?
Nein. XRechnung und ZUGFeRD erstellen, per E-Mail senden und E-Rechnungen empfangen gehören zu jedem Tarif, auch zum Free-Tarif.
Was muss in meinen Firmendaten stehen?
Für die E-Rechnung braucht UrbanBooks unter anderem Ihre Telefonnummer und Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. Fehlt etwas, sehen Sie es vor dem Download.
Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich E-Rechnungen schreiben?
Ausstellen müssen Sie nicht, empfangen können müssen Sie seit 2025 schon. Mehr dazu auf der Seite Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.
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